A papíralapú archívum biztonsági mentése, és az információkhoz való digitális hozzáférés,
bárhol és bármikor.
A dokumentumok nyomtatott formában való tárolása és nyilvántartása nemcsak nehézkes,
de nem is biztonságos. Mindig fennáll a dokumentumok eltűnésének vagy károsodásának
kockázata. A dokumentumok digitalizálásával ezek mind elkerülhetőek.
Egy vállalkozás pénzt veszít, ha papíralapú dokumentumok formájában tárolja a fontos információkat, mert:
- a dokumentumok sokszorosítása jelentős többletköltséget jelent;
- a dokumentumok tárolására nagy helyigényű;
- a nem megfelelően rendszerezett dokumentumok tárolása illetve használata idő- és energiaveszteséghez vezet, ahelyett, hogy az erőforrásokat közvetlenül termelési célokra használná;
- az eredeti dokumentumokhoz való hozzáférés korlátozott, mivel egy személy férhet hozzájuk egy adott időben és adott helyen;
- a fontos dokumentumok esetleges megsemmisülését vagy sérülését kockáztatja.
Az elektronikus archiválás során a meglévő archívumban lévő dokumentumokat képekké alakítják át (nagysebességű szkennelés útján), majd elektronikus archívumban tárolják.
A dokumentumok szkennelése 150 és 400 közötti dpi felbontásban történik, monokróm, színes vagy szürke árnyalatban. A digitális archívum eredményeként létrehozott fájlok elérhetőek PDF/A, JPG vagy TIF formátumban.
Előnyök:
- A dokumentumok védelme;
- Az üzemeltetési költségek csökkentése;
- A dokumentumok és adatok gyors visszakeresése;
- A papíralapú archívum által elfoglalt fizikai hely felszabadítása;
- A munkavállalók hatékonyságának növelése az adatkeresés és az adatokhoz való hozzáférés egyszerűsítésével;
- A munkaidő optimalizálása: egy USA-ban végzett tanulmány szerint a munkavállalók munkaidejük 20–40% -át használják különféle dokumentumok keresésére;
- Biztonság és titoktartás, az adathozzáférés ellenőrzésével;
- A fontos adatok elvesztésének, illetve a dokumentumkárosodás kockázatának kiküszöbölése;
- Ugyanazon dokumentum egyidejű használata akár több felhasználó esetében.
Demo: Dokumentumok