Back-up pentru arhiva fizică și acces la informația digitală, oricând și de oriunde.
Păstrarea în format tipărit a documentelor nu este doar greoaie, ci și nesigură. Există întotdeauna riscul de pierdere sau deteriorare fizică. Astfel, este mai sigur să dematerializezi aceste documente prin digitizare.
În fiecare zi, o companie care își păstrează în forma fizică documente importante, pierde bani pentru că:
- multiplică documente generând costuri semnificative;
- alocă spațiu de stocare pentru documente;
- alocă timp și resurse umane pentru a regăsi documente și informații nestructurate, în loc să folosească resursele în scopuri direct productive;
- accesul la documentele în original este restrictiv, doar o singură persoană, la un moment dat și dintr-o singură locație poate consulta acele documente;
- riscă distrugerea accidentală sau degradarea unor documente importante.
Arhivarea electronică este procedeul prin care documentele din arhiva fizică existentă sunt transformate în imagini (prin scanare) și transpuse într-o arhivă electronică.
Scanarea documentelor din arhiva fizică se realizează la rezoluții cuprinse între 150 și 400 dpi, monocrom, tonuri de gri sau color. Fișierele rezultate pentru arhiva digitală sunt salvate în formate accesibile ca PDF/A, JPG sau TIF.
Beneficii:
- Protecția documentelor;
- Reducerea costurilor operaționale, (multiplicarea documentelor generând costuri semnificative);
- Regăsirea rapidă a documentelor și a informațiilor;
- Eliberarea spațiului efectiv ocupat de arhiva fizică ( pe suport hârtie);
- Creșterea eficienței angajaților ca urmare a simplificării procesului de căutare și acces la informație, optimizarea timpului de lucru – un studiu realizat în SUA arată că angajații pierd între 20 si 40% din timpul petrecut la serviciu pentru a căuta diferite acte și documente;
- Securitate și confidențialitate prin controlul accesului la informații;
- Eliminarea riscului de deteriorare a documentelor, respectiv pierdere a informatiilor importante;
- Consultarea simultană de către mai mulţi utilizatori a aceluiaşi document.
Demo: Documente