2016. január 1-jétől a pénzügyi és számviteli dokumentumok archiválására vonatkozó törvény rendeletek módosultak. Ezek alapján ezentúl nem kötelező bizonyos dokumentumokat fizikai formában megőrizni.

Az OMFP 2634/2015 36. cikkelye szerint:

Az ANAF válasza

„A gazdasagi egységek kötelesek megőrizni a levéltárukban a számviteli nyilvántartásokat, könyvelési dokumentumot, valamint azon igazoló dokumentumokat, amelyek a gazdasági-pénzügyi műveletek számviteli nyilvántartásának alapját képezik.

A igazoló dokumentumok, a könyvelési nyilvántartások és egyéb pénzügyi-számviteli dokumentumok tárolása – az esettől függően – az adózó címén, a létesítő okirat szerinti székhelyen vagy a másodlagos munkapontokon, papíron vagy elektronikus adathordozón történik.

A pénzügyi számviteli dokumentumok elektronikus formában történő megőrzése esetén, ideértve azokat is, amelyeket papír formatumból elektronikus formátumra alakítottak át, nem kötelező a dokumentumok elektronikus formában történő archiválásáról szóló 135/2007. Sz. Törvény rendelkezéseinek alkalmazása.

Az elektronikus archiválás magában foglalja a dokumentumok digitális dokumentumokká (fájlokká) történő átalakítását, olyan formában, hogy könnyen megtalálhatók és elérhetőek legyenek, bármilyen eszközről (számítógép, táblagép, telefon). Az elektronikus archiválás előnyei a dokumentumkezelés optimalizálása, a dokumentumokhoz való könnyű hozzáférés és a dokumentumok e-mailben történő továbbításának lehetősége.

Különböző tevékenységi területeken működő vállalatoknál, intézményekben, múzeumokban vagy különböző szervezetekben, ahol az adatok dokumentumokon keresztül áramlanak, az elektronikus archiválás az, amellyel a dokumentumkezelésre fordított munkaidő jelentősen csökken, és ugyanakkor megkönnyíti a hozzáférést a kívánt adatokhoz.

Ugyanakkor a fontos dokumentumok megsérülhetnek. Például törvény kötelezi a vállalatokat, hogy a bérszámfejtési dokumentumokat 50 évig őrizze meg. Mivel ezek sérülékenyek, digitális formában ez a kockázat gyakorlatilag megszünik.

Az elektronikus arhiválás minden olyan vállalat/ intézmény/ szervezet esetében szükséges, ahol a dokumentumok, fontos adatok továbbítására/ megőrzésére és ezen dokumentumok hatékonyan kezelésére és gyors elérhetőségére törekszenek.

Elektronikusan archiválhatja azokat a dokumentumokat, amelyek gyakori hozzáférést és továbbítást igényelnek a virtuális környezetben:

• Pénzügyi-számviteli dokumentumok (fizetési kimutatások, nyilvántartások, lapok, folyóiratok, számlák, átvételi bizonylatok, különböző típusú utalványok, nyugták, számlakivonatok stb.)
• Személyzeti dokumentumok (munkaszerződések, tanulmányi dokumentumok, munkavédelemről szóló nyilatkozatok, foglalkoztatási jegyzőkönyvek, orvoslapok, munkalapok, felfüggesztési határozatok, munkaszerződésről szóló határozatok, munkavállalói igazolások, egyéb kérelmek stb.)
• Projektek és tervek, nagy formátumok (építészeti tervek, specifikációk stb.);
• Régi könyvek, dokumentumok (történelmi dokumentumok stb.);
• Egészségügyi nyilvántartások, betegnyilvántartások, elemzések stb.;
• Szerződések, egyéb jogi és kereskedelmi dokumentumok;

• A dokumentumok védelme;
• Az üzemeltetési költségek csökkentése;
• A dokumentumok és adatok gyors visszakeresése;
• A papíralapú archívum által elfoglalt fizikai hely felszabadítása;
• A munkavállalók hatékonyságának növelése az adatkeresés és az adatokhoz való hozzáférés egyszerűsítésével.
• A munkaidő optimalizálása: egy USA-ban végzett tanulmány szerint a munkavállalók munkaidejük 20–40% -át használják különféle dokumentumok keresésére;
• Biztonság és titoktartás, az adathozzáférés ellenőrzésével;
• A fontos adatok elvesztésének, illetve a dokumentumkárosodás kockázatának kiküszöbölése;
• Ugyanazon dokumentum egyidejű használata akár több felhasználó esetében.