Az emberi erőforrások területén a dokumentumok száma exponenciálisan növekszik az alkalmazottak számának növekedésével vagy az új belső szabályzatok megjelenésével. A szekrényekben elhelyezett, arhivált dokumentumok az idő múlásával nehezen hozzáférhetők azok számára, akiknek szükségük van rájuk.
Előnyök:
- Az adatok gyors és egyszerű elérése;
- Az adatok egyszerű továbbítása;
- A munkavállalók számára fontos adatok hosszú távú megőrzése;
- Tárhely csökkentése;
- Könnyű adatkezelés;
- A HR osztályon dolgozó alkalmazottak hatékonyságának növelése.
Példák dokumentumokra: önéletrajzok, személyes adatlapok, ütemtervek, belső szabályzatok, munkaköri leírások, képzési anyagok, szabadságkérések, szabvány űrlapok, értékelő kérdőívek stb.