De la 1 ianuarie 2016 s-au modificat reglementările legislative privind arhivarea documentelor financiar-contabile. Astfel, nu mai este necesară păstrarea și în format fizic a acestor documente, aspect care era obligatoriu până la data mai sus menționată.

Conform OMFP 2634/2015, articol 36:

Răspuns ANAF

“Entitățile au obligația păstrării în arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum și a documentelor justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate a operațiunilor economico-financiare.

Păstrarea documentelor justificative, a registrelor de contabilitate și a celorlalte documente financiar-contabile se face, după caz, la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare, pe hârtie sau pe suport electronic.

În cazul păstrării pe suport electronic a documentelor financiar-contabile, inclusiv a celor care au fost convertite din format hârtie în format electronic, nu este obligatorie aplicarea prevederilor Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în forma electronică, republicată.

Arhivarea electronică presupune transformarea documentelor fizice în documente digitale (fișiere), organizate astfel încât informațiile să fie ușor de găsit și accesat, oricând este nevoie, de pe orice didpozitiv ( computer, tablet, telefon, etc). Avantajele arhivării electronice sunt optimizarea managementului documentelor, acces facil la documente și posibilitatea transmiterii prin mediul virtual (email) a documentelor.

În companii din diferite domenii de activitate, în instituții publice, muzee sau diferite organizații, unde informația circulă prin intermediul documentelor, arhivarea electronică este modul prin care se reduce semnificativ o bună parte din timpul de lucru alocat manevrării documentelor și în acelasi timp, se facilitează accesul la informația dorită.

În plus, se previne deteriorarea documentelor importante. De exemplu, într-o companie statele de salarii trebuie pastrate 50 de ani, conform legii. În format fizic există sanse mari să se deterioreze, însă în format digital acest risc practic se elimină.

Deci, arhivarea electronică este pentru orice companie/ instituție/ organizație care se bazează pe documente pentru a transmite/ păstra informații importante și are nevoie să gestioneze eficient aceste documente – să le acceseze oricând, rapid, din diferite sedii/ birouri.

Se pot arhiva electronic orice documente care necesită accesări frecvente și transmitere prin mediul virtual:

• Documente financiar-contabile (state salarii, borderouri, fișe, registre, jurnale, facturi, note de recepție și constatare diferențe, bonuri de predare, transfer, restituire, dispoziții de livrare, chitanțe, extrase de cont, etc.);
• Documente de personal (contracte de muncă, acte de studii, declarații privind protecția muncii, fișe medicina muncii, fișe post, deciziile de suspendare, deciziile cu privire la contractul de muncă, adeverințe salariat, alte cereri, etc.);
• Proiecte și planuri, formate mari (planuri arhitecturale, planuri de casă, caiete de sarcini etc.);
• Cărți vechi, documente legate (documente istorice etc.);
• Dosare medicale, fișe de pacient, analize etc;
• Contracte, alte documente juridice și comerciale.

• Protecția documentelor;
• Reducerea costurilor operaționale, (multiplicarea documentelor generând costuri semnificative);
• Regăsirea rapidă a documentelor și a informațiilor;
• Eliberarea spațiului efectiv ocupat de arhiva fizică ( pe suport hârtie);
• Creșterea eficienței angajaților ca urmare a simplificării procesului de căutare și acces la informație, optimizarea timpului de lucru – un studiu realizat în SUA arată că angajații pierd între 20 si 40% din timpul petrecut la serviciu pentru a căuta diferite acte și documente;
• Securitate și confidențialitate prin controlul accesului la informații;
• Eliminarea riscului de deteriorare a documentelor, respectiv pierdere a informatiilor importante;
• Consultarea simultană de către mai mulţi utilizatori a aceluiaşi document.