Management eficient al documentelor specifice sectorului public: gestionarea unui volum mare de documente, păstrarea informației pe termen lung, în cele mai bune condiții de securitate.
Administrația publică este unul din sectoarele cu cel mai mare volum de documente ce trebuie gestionate zilnic, în cele mai bune condiții de securitate. Institutiile publice trebuie să păstreze volume importante de date confidențiale pentru o perioadă lungă de timp și s asigure totodată și acces instant la informație. În plus, restricțiile bugetare aduc o presiune în plus în ceea ce privește eficiența anagajaților din sistemul public, care trebuie să facă față unor sarcini din ce în ce mai complexe, într-un timp limitat.
Beneficii:
- Acces instant la informație;
- Facilitarea procesului de distribuție;
- Reducerea costurilor pentru gestionarea documentelor;
- Reducerea spațiului necesar depozitării;
- Timp de reacție mai rapid la cererile publicului;
- Îmbunătățirea relației cu publicul larg;
- Siguranța informațiilor stocate.
Exemple de documente: documente legate (ex. registre), rapoarte, dosare, chitanțe, fișe de personal, planuri urbanism, cereri, solicitări, autorizații, formulare standard, certificări, etc.