Az állami szektorra jellemző dokumentumok hatékony kezelése: nagy mennyiségű dokumentumok kezelése, adatok hosszú távú tárolása, a lehető legbiztonságosabb körülmények között.
A közigazgatás azon szektorok egyike, ahol a legtöbb dokumentumot kell kezelni, a legjobb biztonsági feltételek mellett, nap mint nap. Az állami intézményeknek hosszú ideig jelentős mennyiségű bizalmas adatot kell tárolniuk, és azonnali hozzáférést kell biztosítaniuk az adatokhoz. Ezenkívül a költségvetési megszorítások további nyomást gyakorolnak a közszektorbeli alkalmazottak hatékonyságára, akik rövid idő alatt kell megbirkózniuk az egyre összetettebb feladatokkal.
Előnyök:
- Azonnali hozzáférés az adatokhoz;
- A továbbítási folyamat megkönnyítése;
- A dokumentumkezelési költségek csökkentése;
- A tároláshoz szükséges hely csökkentése;
- Gyorsabb reakcióidő a nyilvános kérésekre;
- A lakossággal való kapcsolattartás javítása;
- A tárolt adatok biztonsága.
Példák dokumentumokra: lapra nem szétszedhető dokumentumok (pl. nyilvántartások), jelentések, dossziék, nyugták, személyzeti dossziék, várostervezés, kérelmek, engedélyek, szabványos nyomtatványok, igazolások stb.