Eficientizarea procesului de gestionare a documentelor interne, acces rapid la informație șifacilitarea transmiterii acestora.
Scanarea și digitizarea documentelor administrative și de birou eficientizează gestionarea documentelor, accesul la informație și transmiterea acestora, indiferent de tipul documentului: documente contabile, comerciale, broșuri, pliante, instrucțiuni, materiale, fișe medicale, buletine de analiză, radiografii etc. Procesul de scanare și digitizare a documentelor administrative și de birou este o parte importantă a oricarui sistem integrat de management al documentelor.
Pot fi scanare și digitizare diferite tipuri și formate de documente, de la cele uzuale, până la cele mai importante documente pentru business.
Documentelecele mai frecvent scanate și digitizate sunt:
- facturi, chitanțe și documente contabile;
- documente de personal/resurse umane (fișe de pontaj, cărți de muncă, contracte de muncă, ect.);
- polițe de asigurare;
- dosare clienți, contracte bancare;
- documente legale in cabinete de avocatură;
- fișe medicale, buletine de analiză;
- registre;
- chestionare, teste, rezultate examene, fișe de instruire;
- ziare, extrase de presă.
Beneficii:
- Eficientizarea procesului de gestionare a documentelor;
- Reducerea timpului de acces la documente;
- Asigurarea managementului fluxurilor de documente;
- Economisirea spațiului necesar depozitării documentelor;
- Stocarea și accesul informației în format digital;
- Accesul facil și distribuția controlată a informației.