Hatékony dokumentumkezelés, gyors adathozzáférés és egyszerű továbbítás.
Az adminisztratív és irodai dokumentumok szkennelése és digitalizálása korszerűsíti a dokumentumok kezelését, az információkhoz való hozzáférést és azok továbbítását, függetlenül a dokumentum típusától: könyvelési dokumentumok, kereskedelmi okmányok, brosúrák, szórólapok, orvosi nyilvántartások, elemzési közlemények, röntgenfelvételek stb. Az adminisztratív és irodai dokumentumok szkennelése és digitalizalasa minden integrált
dokumentumkezelő rendszer fontos része.
Különbőző típusú és formátumú dokumentumok szkennelhetők és digitalizálhatók, kezdve a leggyakoribbaktól egészen a vállalkozás számára legfontosabb dokumentumokig.
A leggyakrabban szkennelt és digitalizált dokumentumok a következők:
- számlák, nyugták és számviteli dokumentumok;
- személyzeti dokumentumok/ emberi erőforrások (jelenléti ívek, munkakönyvek, munka szerződések, stb.);
- biztosítási kötvények;
- ügyféladatok, banki szerződések;
- jogi dokumentumok az ügyvédi irodákban;
- orvosi nyilvántartások, elemzési közlemények;
- nyilvántartási regiszterek;
- kérdőívek, tesztek, vizsga eredmények, oktatólapok;
- térképek, vázlatok, tervek, rajzok szkennelése és reprodukálása;
- újságok, sajtóközlemények.
Előnyök:
- A dokumentumkezelési folyamat hatékonyságának növelése;
- A dokumentumokhoz való hozzáférési idő csökkentése;
- A dokumentumáramlás kezelésének biztosítása;
- A dokumentumok tárolásához szükséges hely felszabadítasa;
- Az adatok tárolása és elérése digitális formátumban;
- Könnyű hozzáférés és ellenőrzött adattovábbítás.